ビジネスメールNG!送信してはいけない「実例5」ビジネスメールは、おかしな部分があっても相手から指摘されづらいものです。新人ならではともかく、中堅になるとその傾向はさらに高まります。みなさんのビジネスメールは大丈夫でしょうか?印象が悪いビジネスメールNG事例を5つ紹介していきましょう。

1 自分本位!? 嫌われがちな「至急」

すぐに返信がほしい急ぎの用件。みなさんはどのように扱っているでしょうか?ついついやってしまいがちなのが「【至急】◯◯の件です」といったタイトルをつけてしまうこと後回しにしてほしくないという気持ちのあらわれですが、「自分本位」「無理やり押し入ってくる感じが…」「普段から早く返信するように心がけているのに…」など、快く思わない人もいます。

 

本文での「至急返信お願いします」「なるべく早くご連絡ください」といった言い回しも要注意。印象が悪く、加えて期限が曖昧なのでひと工夫しましょう。相手を気遣う一言からはじめ、具体的な期日を明示。文末を疑問文にすると良いです。

★推奨例

「お忙しいところ恐縮ですが、準備の都合上◯月◯日までにご返信いただけますでしょうか?」

 

2 責任者は誰? ccが多いメール

ccは送信内容や業務進捗を共有できるメリットがあります。しかし「とりあえず目を通してほしい」「念のため」「責任を分散したい」といった意図でccを使っていませんか?

 

「関係者が多いとうんざりする」「責任の所在が明確にならない」という人や、なかには「自分がToではなくccに含まれているメールは読まない」というツワモノもいます。

 

誰に何をしてもらいたいかがハッキリ伝わる文面にするほか、本当にccによる情報共有が必要かどうか考えてから送信するようにしましょう。

 

3 以外に不便! 署名がないメール

個人のメールはともかく、ビジネスメールでは会社名、住所、電話番号などが入っている署名をつけるのが一般的です。「請求書を送りたい」「電話をしたい」といったとき、メールの署名を見るという人も多いのではないでしょうか?

メールの署名は、一度設定してしまえば後は自動でつくようになります。抜けている人は、この機会に設定しておきましょう。

 

お客様との関係を大事にする人のなかには、署名欄に近況報告などを入れて親近感を抱いてもらうように工夫している人もいます。会った時の話題になる、さりげないアピールができるといったメリットもあるそうです。

 

4 評価が下がる! わかりづらいメール

何を伝えたいのかわかりにくいメールは、ビジネスパーソンとしての評価を下げてしまいます。文章が苦手な人は、まず以下の基本事項を覚えておきましょう。

・内容が一目でわかるタイトルをつける

・複数の用件を書く場合、箇条書きに

・文章は簡潔に

慣れてきたら自分が「わかりやすい」と感じた人のメールをお手本にするといいですね!

 

5 きちんと届いている? 返信が遅い

みなさんはメールを見てから、どれくらいで返信していますか?特に急いでいない場合でも、概ね24時間以内に返信を希望する人が多いと聞きます。

回答が遅くなるケースでよくあるのが、すぐに回答できない内容という場合。そのようなケースでは、まずメール拝受と後ほど回答することを伝えるなどの配慮を。基本、24時間以内になんらかの連絡を入れたほうがいいでしょう。

メールは仕事に欠かせないツール。自身に何かしら改善する点がないかどうか、印象が悪くならないよう、この機会に見直してみるといいかもしれませんね。